airtableとStudioを使って業務フローを効率化した話
3月 4, 2021
お仕事マッチングサービスの業務フロー改善を行った事例の紹介です。今回は、No codeでデータベースを構築できる”airtable”と、同じくNo codeでHPを作成できる”Studio“を使って、安価かつスピーディーにデータベースの構築とWEBページを作成しました。
作ったもの
お仕事マッチングサービスの業務フロー改善
今回は、マミーウェイ合同会社さんからご依頼をいただき、お仕事マッチングサービスの業務フロー改善をご提案させていただきました。
Mommy wayさんについて
千葉県一宮町で、ママ達のお仕事応援や再就職支援などをされている会社。人材不足解消など、一宮町周辺地域の課題解決などにも取り組まれています。代表のお二人自身も子育てをしながら、お仕事をされています。
お仕事マッチングサービスとは
お仕事を探している人と、仕事をしてくれる人をマッチングさせるサービス。例えば、一宮町周辺の宿泊施設から清掃業務の依頼をマミーウェイさんが受け、その情報をマミーウェイさんの会員さんにシェアし、やってくれる方を探します。清掃に入られる会員さんには清掃指導もされています。
改善前の業務フロー
改善前のお仕事マッチングのフローは、メール、カレンダー、エクセルなどにそれぞれ情報を手打ちする必要があり、管理が煩雑になっていました。また、今受付中のお仕事一覧を会員さんが確認できる場所もありませんでした。
改善後のフロー
そこで今回作成したのはお仕事マッチングサービスの
- お仕事管理データベース：新しいお仕事の追加、エントリー、給与計算までを一つのデータベースで一括管理できるシステム
- お仕事一覧ページ：会員さんが受付中のお仕事を一覧で閲覧できるページ
No codeでデータベースを作成できる”airtable”を使うことによってシステム開発費を大幅に削減。業務の簡易化、効率化を図りました。
新しいお仕事依頼をデータベースに1度入力すれば、自動で会員向けのお仕事一覧ページや、カレンダーに反映。エントリー管理も同一のデータベースで行うため、アサインや、給与計算もこのデータベース一つで可能になりました。
これにより、データ入力や、エントリーのメール確認にかかっていた手間を大幅に削減しています。
主な機能紹介
今回作成したシステムの一部を、実際のお仕事追加からエントリー管理までの流れに沿ってご紹介します。
【管理者向け】お仕事管理ページ
上の画像が実際の管理画面です。ここから新しいお仕事を追加すると、自動で会員向けのお仕事一覧ページや、カレンダーに反映されます。
お仕事管理ページは一覧表示で見られるだけでなく、進捗管理や、カレンダー表示、アサインの有無などを一括で管理することができます。
【会員向け】お仕事一覧ページ
こちらは会員さんが実際に見る受付中のお仕事一覧ページです。先ほど追加した新しいお仕事”TEST_案件追加”が自動でページに反映されています。会員さんは、このページの”申し込む”から各お仕事にエントリーすることができます。
airtableのシェアビューでも閲覧ページとして十分な機能がありますが、より閲覧性を高めるために、No codeでHPを作れる”Studio”を使い、WEBページも作成。埋め込み機能を使うことで簡単にairtableの求人一覧を反映させることができます。上の画像はPCから見た場合のスクリーンショットですが、スマートフォン表示にももちろん対応しています。
【会員向け】エントリーフォーム
エントリーフォームには、自動で申し込みたい業務が入力されるようになっているので、会員さんが間違えることなくお仕事にエントリーできるようになっています。
【管理者向け】エントリー管理
会員さんからエントリーがあると、すぐにデータベースにその結果が反映されます（メールで通知を受け取ることもできます）。
管理者は、エントリー情報をドラッグで承認か非承認を管理することができます。ここで承認処理をすることで、お仕事の案件タイトルに自動でアサイン者の名前が追加されます。
【管理者向け】カレンダー
例の一つとして、カレンダーを見ると、”TEST_案件追加”のタイトルの後ろに”＠西田…”と先ほど承認した会員の名前が入っています。
また、カレンダー表示では、アサイン者が決まっていないお仕事が一眼でわかるように色も変えています。
カレンダーはGoogleカレンダーやiCalなどと簡単に同期が可能です。
使ったNo codeサービスまとめ
お仕事の依頼、お待ちしております
にしだけでは今回紹介したような、データベースを活用したシステム構築のお仕事も承っております。業務の効率化、自動化などを検討中の方はぜひご相談ください。
お問い合わせは family@nishida.lol よりお待ちしております。